Los beneficios que obtienen las organizaciones son en base principalmente a sus procesos. Generalmente por descuido no son adaptados a los cambios del entorno. A realidades de constante cambio en mercados mas competitivos. 

Sin embargo la importancia que toman poco a poco, en los últimos años va desde la  aplicación de modelos de gestión basados en “Calidad total”, o en la aplicación de modelos de organización productiva, como just in time. (1)

Esto dio origen a estudios sobre las posibilidades de los procesos como base de gestión de las empresas. Las técnicas para afinar el rendimiento de los procesos, cuando éstos constituyen un elemento fundamental en la gestión integrada: de la empresa, de modo que toda decisión política o estratégica de la empresa se despliega y ejecuta por medio de la red de procesos, que conforman sus actividades. Los procesos, se pueden definir como secuencias ordenadas y lógicas de actividades de transformación, que parten de unas entradas (informaciones en un sentido amplio —pedidos datos, especificaciones—, más medios materiales —máquinas, equipos, materias primas, consumibles, etcétera) —, para alcanzar unos resultados programados, que se entreguen a quienes los han solicitado, los clientes de cada proceso. En este contexto las Tecnologías de Información como el ERP entrega herramientas clave en los procesos al integrar cada uno de los puntos de comunicación e información; transformando la manera en que se realizan las diversas tareas y actividades, mejorando la eficiencia de los procesos y el enlace entre ellos.(2)

Pongamos el caso de un proceso de Gestión de pedidos en una Comercializadora de venta al Mayoreo y Menudeo, que se aprovisiona de diversos proveedores.

La Comercializadora recibe los pedidos de sus clientes por vía fax o por teléfono. La Comercializadora aprovisiona los pedidos en su planificación y en caso de un stock inferior a la demanda, Compras hace un pedido a su proveedor. Este proceso lleva cotizaciones, ordenes de compra, requisiciones, pedidos y muchos sub-procesos por las personas involucradas. La comunicación entre las partes es sesgada, no fluye a la velocidad de la necesidad de la información por lo tanto trae contratiempos en tiempos de entrega y en el intercambio de información confiable de la operación por el grueso de los datos necesarios para la gestión de la cadena de suministro.

          Con un sistema ERP, la gestión de pedidos incrementa su flexibilidad por el uso de las herramientas aplicadas a su forma de trabajo. En el caso de la Comercializadora se automatizan las tareas como al capturar el pedido, se comunica en tiempo real a Almacén, Logística, Compras y Proveedores. La comunicación en tiempo real comunica plazos de entrega, condiciones y se da con mucha trasparencia lo que permite tomar mejores decisiones.

Los documentos del proceso como, requisiciones, órdenes de compra, cotizaciones, pedidos, son compartidos en tiempo real para la planificación de las actividades de cada unidad de negocio involucrada en la Gestión de la cadena de suministro, elevando la eficiencia y eficacia en la información y los tiempos de respuesta.

(1) ISHIKAWA, K. (1985): Guía de control de calidad, UNIPUB, Nueva York
(2) Méndez López, J. L. (2000): “El desafío de las nuevas tecnologías.