Una empresa es un sistema, que a su vez tiene sub-sistemas. Estos trabajan con información y generan conocimiento; resultado de las acciones diarias. En cada unidad de negocio se forman equipos, se toman decisiones y se establece el nivel de comunicación en cada interacción. La estrategia es manejar criterios similares de pensamiento y acción. Sin embargo esto a veces no se logra por las distintas acciones en el negocio. El problema se presenta donde los errores realizados por otros departamentos no permiten un orden y trabajo eficiente de la Gestión de la Empresa, por lo que se presentan las siguientes situaciones:

• Los ejecutivos saben que algo pasa pero a veces desconocen la causa.
• Las justificaciones suelen estar dadas con sentido de excusa.
• Las expresiones son con sentido de propiedad, no de integridad.
• De la integridad de la información dependen fallas en la comunicación.
• Errores en la información de la operación.
• De la calidad del análisis depende la calidad de las resoluciones.
• Toma de decisiones basada en datos no actualizados y poco confiables.
• Diferencias entre los datos de un departamento y los resultados de otro.

Las necesidades de las organizaciones crecen y la tecnología esta disponible para cubrir a las organizaciones en áreas de generación de competividad o al menos mantenerse a la par de su competencia. La herramienta Business Intelligence, orientada a usuarios con la necesidad de monitorear el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa de la misma. Los indicadores de negocio que le afectan, con la posibilidad de estudiar con detalle aquellos aspectos que no estén cumpliendo con los objetivos establecidos en su plan estratégico, y así determinar las medidas de contingencia más adecuadas.

La propuesta de Kaplan y Norton “es obtener de la información de la organización la visión macro de la estrategia de la organización, y proveer un lenguaje para describir la estrategia, antes de elegir las métricas para evaluar su performance.” (1). La habilidad para convertir gran cantidad de datos en conocimiento con la finalidad de tener la capacidad de tomar las mejores decisiones y estar un paso delante de los más cercanos competidores.

Las herramientas desde hace tiempo están disponibles. La clave es entender la importancia de la información que genera la organización en las interacciones internas y la relación con su entorno. La estrategia del equipo en el negocio debe considerar los beneficios del uso de un Business Intelligence basado en tres líneas: Integrar la información entre las unidades de negocio y la Dirección, fomentar la participación y generar la comunicación dentro del  negocio con los siguientes beneficios:

• Información detallada de los procesos.
• Información en tiempo real.
• Amplitud de la visión de los Indicadores Clave del Negocio con los factores externos.
• Confianza en los datos entre los usuarios.
• Fidelidad en los resultados a la operación.
• Visibilidad del uso de los recursos.
• Se afdquiere experiencia en el uso de Indicadores Clave que producen conocimiento nuevo.
• Facilita la Gestión en cada unidad de negocio.
• Identifica las fallas en la operación.
• Crea condiciones para medir los resultados a partir de la información interna fuera de la Organización.
• Mejora la Planeación de Proyectos.
• Perfecciona los procesos.
• Mejora la utilización de los recursos existentes en la organización.

(1) Robert Kaplan y David Norton, “Cuadro de Mando Integral”, obra cumbre del Balance Scorecard. Ed. Gestión, 2000.