Como pequeñas y medianas empresas necesitan tecnologías más sofisticadas, es importante evitar elegir las soluciones equivocadas - especialmente cuando se trata de la forma en que su dinero se contabiliza y se distribuye.

William Watcherley, el dramaturgo Inglés, dijo en una ocasión que "la necesidad [es la] madre de la invención." ¿Cómo estaba tan correcto? Cuando la humanidad temprana necesitó una manera de transportarse relativamente rápido, la rueda fue inventada.  Y cuando necesitábamos detenernos al caminar desde el sofá a la televisión para cambiar de canal, el control remoto fue inventado.

Desde las tareas diarias del hogar hasta las responsabilidades de negocio, nuestras necesidades han llegado a ser más avanzadas, requiriendo de nuevas invenciones para ayudar a cubrir esas necesidades. Pero con tantas opciones, seleccionar la tecnología adecuada puede llegar a ser abrumador, a menudo provoca la toma de decisiones para la aplicación de soluciones costosas que no necesariamente satisfacen las necesidades primarias de la empresa.

Seleccionar la tecnología equivocada puede ser perjudicial para su negocio, especialmente cuando se trata de la forma en la que su dinero se contabiliza y es distribuido.

Muchas Empresas se enfrentan de cara a desafíos en la selección de software apropiado para contabilidad y finanzas. Es esencial  encontrar una solución de software que pueda no sólo apoyar tareas críticas de negocio tales como la nómina de sueldos, gastos de seguimiento, presentación de informes financieros y facturación, pero también crecer con la compañía para poder evitar mejoras costosas.

              A medida que las soluciones continúan avanzando y más vendedores emergen en el mercado, la pregunta se convierte en ¿Cómo debo seleccionar la solución adecuada para mi negocio?

Elimine la Inseguridad
Usted no debe comprar una casa sin investigar el vecindario, o un coche sin ver la confiabilidad y los informes de seguridad.
Por eso cuando seleccione un paquete de software para contabilidad, tómese el tiempo para investigar las soluciones en el mercado e identifique qué ajustes deberá hacer de acuerdo a la necesidades de su empresa.
Como usted realiza su examen de software de contabilidad, aquí están algunas preguntas de sentido común (pero olvidadas a menudo) para usted mismo, cómo es que busca la solución correcta:

¿Qué es lo que realmente necesito en una solución de contabilidad?
Es fácil haber alcanzado las "campanas y silbatos" que muchos ofrecen soluciones de contabilidad. Antes de seleccionar el software más complejo, tómese el tiempo para evaluar las necesidades de contabilidad de su empresa. ¿Es necesario para poder realizar el seguimiento de inventario?, ¿Tiene la presentación de informes especiales necesidades o requisitos? Si todo lo que usted necesita son las características básicas de contabilidad, comprando (y a menudo costoso) una solución compleja de contabilidad terminará probable_ mente arriba haciendo a su empresa más daños que beneficios.

¿Debo de ejecutar el software en casa o considerar una solución alojada en un servidor?
Para organizaciones con la ayuda de tecnología interna limitada, una solución alojada puede reducir la complejidad de la aplicación, proporcionando la infraestructura necesaria para ejecutar el software. Muy a menudo los costos de un nuevo hardware, los desastres de recuperación y el hardware interno de apoyo se pierden en la ecuación de costo del nuevo software.

Si yo decido implementar una solución de contabilidad para ejecutar en casa, ¿Cómo debo de evaluar al ejecutor de los sistemas?
Las buenas noticias están en que hoy en día hay muchas soluciones de software de alta calidad para su negocio. La diferencia clave en una implementación exitosa es a menudo el resultado directo de la calidad y experiencia de la empresa contratada para gestionar la aplicación. Esto puede ser un valor agregado (VAR) que vende el software y los servicios de implementación o puede ser un integrador de sistemas. La decisión de quién implemente su software requiere por lo menos tanta diligencia como para seleccionar la propia solución de contabilidad.

¿Será mi nuevo software compatible con el que ya tengo?
Para la mayoría de las empresas la respuesta a esta pregunta necesita ser “si”. Comprando software y hardware juntos puede ser costoso y si sus soluciones no se mezclan bien, el resultado puede ser desastroso. Examine que tan difícil será convertir datos históricos desde su viejo sistema. Evalúe que otras interfaces de sistema pueden ser necesarias.

¿Qué tipo de ayuda proporciona el vendedor?
En un mundo perfecto, toda la tecnología trabajaría correctamente todo el tiempo. Desafortunadamente, ese no es el caso. Como usted evalúa sus opciones de software de contabilidad, vea de cerca la ayuda que cada vendedor proporciona. ¿Es necesario ser capaces de llegar a un servicio de ayuda 24/7?, ¿Se puede acceder a foros de usuarios para conocer el mundo real los clientes?, ¿Qué tipo de documentación está disponible?, ¿Hay recursos en línea para el acceso?,  ¿Se incluyen las actualizaciones y en caso afirmativo?, ¿con qué frecuencia?, ¿Qué está involucrado con la aplicación de una actualización? ¿Cuáles son los costos de mantenimiento anual? Estar preparado con el tipo adecuado de apoyo para un problema potencial de la tecnología puede hacer la diferencia entre una señal de menor importancia en la pantalla y un problema importante de la compañía.

              Desde el costo hasta la compatibilidad, seleccionar  el correcto software de contabilidad puede parecer como un proceso abrumador. Pero no tiene que serlo. Tomarse el tiempo durante el proceso de selección para evaluar los requisitos de su empresa y hacer buenas preguntas durante el proceso de evaluación puede ayudarle a seleccionar el mejor ajuste para las necesidades de contabilidad de su empresa.

Lisa Metcalfe es una líder regional de la práctica en el liderazgo de la tecnología en Tatum LLC donde Tatum es la firma de servicios ejecutiva más grande de Estados Unidos , proporcionando asistencia financiera y liderazgo tecnológico en todo el país .